Välkommen till den andra delen av vår introduktionsserie till Power Automate, en del av Office 365-paketet. Denna artikel är avsedd att vägleda nybörjare genom effektiviseringen av deras arbetsflöden med hjälp av Power Automate. För en mer övergripande förståelse av Power Automate och dess möjligheter, hänvisar vi till första delen.
Denna guide fokuserar på ett specifikt scenario: automatisk posta till Teams till relevanta parter när ett dokument laddas upp eller uppdateras i OneDrive. Syftet är att automatisera denna kommunikationsprocess så att manuell notifikation blir överflödig.
Vi illustrerar processen med ett exempel där en medarbetare, benämnd som person Pablo, uppdaterar företagets presentationsmaterial. Det är värt att notera att även om exemplet utgår från användningen av Teams för kommunikation, är processen likvärdig för andra kommunikationsplattformar.
Steg-för-Steg Guide: Skapa Automatiserat Arbetsflöde i Power Automate
Logga in på ditt Office 365-konto: Besök Microsoft365 och navigera till Power Automate.
Initiera ett nytt arbetsflöde: Klicka på "+ Skapa" och välj "Automated cloud flow". Namnge arbetsflödet, exempelvis "Bevaka mapp i OneDrive".
Välj Trigger: Sök efter "When a file is modified (properties only)" med OneDrive som sökparameter.
Specificera Mapp: Ange den mapp som ska bevakas för ändringar, inklusive eventuella undermappar. Exempelvis "/presentationmaterial/2024".
Definiera Åtgärd: Sök efter Teams och välj "Post message in a chat or channel". Konfigurera följande variabler:
Avsändare: Välj "User" under "Post As" för att identifiera vem i teamet som utfört ändringen.
Målkanal: Bestäm om uppdateringen ska skickas till en specifik kanal, chat med Flow bot, eller en gruppchatt. För vårt exempel, välj "group chat".
Formulera Meddelandet: Ange meddelandetexten och inkludera variablerna "Last modified by" och "name" för att tydligt visa vem som gjort ändringen och vad filens namn är.
Frekvens för Bevakning: Som standard sker kontrollen var femte minut, men detta kan anpassas i "Show advanced options".
Resultat: Med detta flöde kommer en automatisk uppdatering skickas till den valda gruppen varje gång en fil, till exempel "Pablo_Compliq_Press_2024", uppdateras, vilket säkerställer att alla relevanta parter är informerade om den senaste ändringen.
Vi hoppas att ni får nytta och finner det spänande att testa Power Automate. Tveka inte att kontakta oss om ni har några frågor.
